Helsingin uniklinikka, Vitalmed Oy:n henkilö- ja potilasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöasiakkaidemme henkilötietojenkäsittelyä.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Uniklinikka, Vitalmed Oy (jäljempänä ”Helsingin uniklinikka”)

Y-tunnus: 1872170-3

Valimotie 21, 00380HELSINKI

Helsingin uniklinikan potilasrekisteri on yhteiskäytössä siellä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden sekä itsenäisten ammatinharjoittajien tai erillisten yritysten kautta toimivien palvelun tuottajien kesken.

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Anne Huutoniemi, anne.huutoniemi@vitalmed.fi, p. 050 5762 704

3. Henkilörekisterinkäsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.

Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Helsingin uniklinikan liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.

Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.

Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Helsingin uniklinikka voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä

4. Potilasrekisterin käsittelyn tarkoitus ja peruste

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin ja potilaan suostumukseen.

Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidossa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Ensisijaisena perusteena on Helsingin uniklinikan potilaan ja Helsingin uniklinikan välinen potilassuhde, potilaansuostumus, potilaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

  • käsittely on tarpeen ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveydenhuollon hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi
  • terveydenhuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti
  • käsittely on tarpeen hyvinvointipalvelujen tarkoituksia varten
  • annettujen suostumusten perusteella palveluista informoimisen ja markkinoinnin tarkoituksiin
  • palautteiden, virallistenselvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittely

5. Potilasrekisteriin tallennetut tiedot

Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.

Tarvittaessa potilaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja.

Potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot.

Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. sairaanhoitajan, terveydenhoitajan, ravitsemusterapeutin, psykologin, ym. työtehtävissä laatimat tiedot.

Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Tieto siitä, salliiko potilas muiden Helsingin uniklinikalla häntä hoitavien terveydenhuollon ammattilaisten nähdä toisen hoitoon osallistuvan ammattilaisen tekemät sairauskertomusmerkinnät silloin, kun se on hänen hoitonsa kannalta tarpeellista.

Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi (henkilörekisteri).

Samoin potilaan tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät laboratorio- tai muiden Helsingin uniklinikalla tehtävien tutkimusten tulokset tallennetaan potilasrekisteriin sen osarekisteriksi. Laboratoriotutkimuksista ylläpidetään myös omaa potilasrekisteristä erillään olevaa rekisteriä laboratoriojärjestelmässä sekä tutkimuspotilaista potilasrekisteristä erillään olevaa rekisteriä tutkimusprotokollien mukaisesti. 

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään osarekisterinä erillistä paperilla olevaa perustietorekisteriä, joka sisältää tiedot potilaan antamista suostumuksista ja kielloista potilastietojen luovuttamiseen.

Potilaan hoidosta kertyvät laskutustiedot tallennetaan potilasrekisterin osarekisteriksi. Samoin tieto potilaan mahdollista vakuutuksista, joilla on merkitystä hoidon ja tutkimusten laskutustietoihin.

Palautteista, virallisista selvityspyynnöistä ja vaaratapahtumista ylläpidetään osarekisteriä.

Evästeiden ja muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen avulla saatava informaatio verkkoselailusta voidaan tallentaa palvelun käytön seuranta- ja kehittämistarkoituksiin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.

6. Potilastietojen säilytysaika

  • Terveystietojensäilyttämisaika on Sosiaali-ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen. Pääsääntöisesti säilytämme tietoja 12 vuotta kuolemasta tai elleisiitä tietoa niin 120 vuotta syntymästä.
  • Palautteisiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.
  • Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta
  • Vaaratapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta

7. Potilastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiset potilastiedot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsykeskitetyn rekisterisuostumuksen perusteella vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Kelan Reseptikeskus

  • Sähköiset reseptisi tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa www.kanta.fi.


Kanta Potilastiedon arkisto

  • Terveystiedotarkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali-ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) (”asiakastietolaki”) perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.


Helsingin uniklinikka käyttää asianmukaisiafyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Helsingin uniklinikka valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus-ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

8. Potilastietojen luovutus

Potilastietojavoidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

  1. Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö
    • Tutkimuksen tai hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaantai hänen laillisen edustajansayksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille,suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.
  2. Vakuutusyhtiöt
    • Lakisääteiset liikenne-ja tapaturmavakuutukset tarpeelliset tiedot luovutetaan vakuutusyhtiölle ilman suostumusta (lain perusteella) Vapaaehtoiset vakuutukset: tarpeelliset tiedot luovutetaan potilaan antamansuostumuksen mukaisesti
  3. Viranomaiselle tai yhteisölle, jollaon tiedon saantiin laissa säädetty oikeus
    • Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.
  4. Potilaan lähiomainen tai muu läheinen
    • Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi voi lähiomainen tai muu läheinen saada tiedon potilaan terveydentilasta, jolleiole syytä olettaa, että potilas on kieltänyt näin menettelemästä.
  5. Kuolleen henkilön tietojen luovuttaminen
    • Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta.
  6. Tutkimuskäyttö
    • Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään. Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää potilaan suostumusta

Henkilö-ja/tai potilastietoja eiluovuteta Helsingin uniklinikan lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.Henkilö-ja/tai potilastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Potilastietojen tietolähteet

Potilaalta itseltään

  • Potilaan ilmoittamat tiedot. Alaikäiseltä myös huoltajanilmoittamat tiedot

Hoitohenkilökunta

  • Tutkimuksien ja hoidonyhteydessä muodostuneet tiedot

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö

  • Muista terveydenhuoltolaitoksista hankitut tiedot
  • Toimintayksiköltä annetun lähetteen perusteella tai ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.

Muut tietolähteet

  • Vakuutusyhtiö tai työeläkeyhtiö
  • Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto-tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli
  • Väestörekisterin väestötietojärjestelmä, ja muut tunnetut järjestelmät
  • Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Helsingin uniklinikan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön toimittamia tietoja

10. Rekisteröidyn oikeudet

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilastietorekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

  • Henkilötietoja koskevaatarkastuspyyntö tehdäänkirjallisesti Helsingin uniklinikalle, rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Helsingin uniklinikan vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rajoitus toteutetaan potilastietojen salaamisella. Rekisteröidyillä on oikeus kieltäytyä itseensä kohdistuvista profilointitoimista.

  • Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti Helsingin uniklinikalle. Potilaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
  • Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
  • Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-arkistoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  • Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietoja Kanta-palveluiden kautta potilaan antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voi ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi)

Suostumuksen peruuttaminen

  • Silloin kun käsittely perustuu annettuun suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa pyytämällä peruutusta Helsingin uniklinikalla henkilökohtaisesti.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Mikäli henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on potilaalla oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  • Kantelun voitehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa potilaalla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

11. Potilasasiamies

Helsingin uniklinikanpotilasasiamiehenä toimii

Susan Pihl

e-mail susan.pihl@gmail.com

puhelin 0400 593 614

Potilasasiamiehen tehtävänä on neuvoa ja tarvittaessa avustaa potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa mm. muistutuksen ja/tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä sekä tiedottaa potilaan oikeuksista sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi.

Evästeet

Käytämme Palvelussa evästeitä (cookies) Palvelun käytön mahdollistamiseksi ja helpottamiseksi. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle tallennettava tekstitiedosto. Evästeet auttavat meitä parantamaan Palvelun toiminnallisuutta. Voit estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Huomaathan kuitenkin, että Palvelu ei tällöin enää välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla.